Mengenal Office Button: Fungsinya Penting Banget Lho!

Table of Contents

Office Button adalah elemen antarmuka pengguna yang khas dan ikonik yang pertama kali diperkenalkan oleh Microsoft dalam paket aplikasi perkantoran mereka, yaitu Microsoft Office 2007. Kehadirannya menandai perubahan desain yang cukup revolusioner pada saat itu, beralih dari menu bar dan toolbar tradisional ke antarmuka Ribbon yang lebih visual dan terorganisir. Pada dasarnya, Office Button adalah sebuah tombol tunggal yang menyediakan akses cepat ke fungsi-fungsi dasar manajemen file yang sebelumnya tersebar di dalam menu “File”.

Apa Itu Office Button?¶

Secara sederhana, Office Button adalah tombol bulat atau persegi yang menampilkan logo Microsoft Office. Tombol ini berfungsi sebagai pengganti menu “File” yang sudah sangat familiar di versi Office sebelumnya (Office 2003 dan yang lebih lama). Ketika Anda mengklik Office Button, alih-alih menjatuhkan menu kecil, Office akan menampilkan panel besar yang berisi daftar perintah-perintah terkait dengan pengelolaan dokumen, seperti membuat dokumen baru, membuka, menyimpan, mencetak, mempersiapkan, mengirim, dan menutup file.

Desain Office Button ini adalah bagian integral dari Fluent User Interface, nama resmi Microsoft untuk antarmuka Ribbon yang diperkenalkan di Office 2007. Tujuannya adalah untuk membuat perintah-perintah yang paling sering digunakan menjadi lebih mudah ditemukan dan diakses oleh pengguna. Ini adalah langkah besar dalam evolusi desain antarmuka pengguna untuk aplikasi perkantoran.

Di Mana Letak Office Button?¶

Lokasi Office Button sangat konsisten di seluruh aplikasi Microsoft Office 2007, baik itu Word, Excel, PowerPoint, atau Access. Tombol ini selalu berada di sudut kiri atas jendela aplikasi. Posisinya yang strategis ini sengaja dipilih agar pengguna dapat dengan cepat menemukannya sebagai titik akses utama untuk operasi file.

Berbeda dengan menu atau tombol lain yang mungkin berubah posisi atau disembunyikan, Office Button selalu stand out di pojok paling atas dan kiri layar. Ini menjadikannya elemen navigasi yang sangat penting dan mudah diingat bagi pengguna Office 2007. Jika Anda menggunakan Office 2007, pasti mata Anda akan langsung tertuju ke sudut tersebut saat pertama kali membuka aplikasinya.

Tampilan dan Ciri Khas Office Button¶

Office Button memiliki tampilan yang sangat khas. Di sebagian besar aplikasi Office 2007, tombol ini berbentuk bulat dan berwarna-warni, menampilkan logo Microsoft Office yang baru pada era tersebut (logo puzzle yang berwarna-warni). Di beberapa kasus atau tema visual Windows tertentu, mungkin tampil sedikit berbeda, tapi intinya adalah tombol ini menonjol dan memiliki logo Office.

Ketika kursor mouse diarahkan ke atasnya, Office Button biasanya akan sedikit berubah warna atau memberikan efek visual ringan untuk menunjukkan bahwa tombol tersebut interaktif. Mengkliknya akan membuka panel besar yang mengisi sebagian besar sisi kiri jendela aplikasi, menampilkan daftar perintah dan opsi yang tersusun rapi.

Era Keemasan Office Button (Microsoft Office 2007)¶

Office Button benar-benar merupakan ciri khas dari era Microsoft Office 2007. Ia menjadi simbol utama dari perubahan besar yang dibawa oleh Ribbon UI. Sebelum Office 2007, pengguna sudah terbiasa dengan deretan menu seperti File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Window, dan Help di bagian atas jendela. Ribbon UI menggantikan menu bar dan toolbar tersebut dengan tab-tab yang berisi grup-grup perintah yang relevan.

Office Button mengambil alih semua fungsi yang biasanya ada di dalam menu “File”. Ini adalah pemisahan yang jelas antara perintah pengelolaan dokumen (New, Open, Save, Print, dll.) yang ditempatkan di Office Button, dan perintah pengeditan atau pemformatan dokumen yang ditempatkan di tab-tab Ribbon (Home, Insert, Page Layout, dll.). Kehadirannya adalah bagian dari upaya Microsoft untuk menyederhanakan dan merasionalisasi antarmuka pengguna, meskipun pada awalnya banyak pengguna yang merasa tidak terbiasa dan perlu beradaptasi.

Fungsi Utama Office Button: Gerbang Menuju Aksi File¶

Seperti yang sudah disebutkan, fungsi utama Office Button adalah mengumpulkan semua perintah yang berkaitan dengan manajemen file atau dokumen yang sedang Anda kerjakan. Mari kita bedah satu per satu fungsi-fungsi penting yang bisa diakses melalui Office Button.

Membuat Dokumen Baru (New)¶

Perintah “New” memungkinkan Anda untuk membuat dokumen, spreadsheet, presentasi, atau database baru dari awal. Setelah mengklik “New” di menu Office Button, biasanya Anda akan disajikan dengan pilihan template yang tersedia, mulai dari dokumen kosong hingga template yang sudah didesain untuk berbagai keperluan (seperti surat, resume, laporan, presentasi bisnis, dll.). Ini sangat membantu pengguna untuk memulai proyek baru dengan cepat dan efisien, bahkan jika mereka tidak memiliki ide desain dari awal. Pilihan template ini seringkali terhubung dengan Office Online untuk menyediakan lebih banyak opsi template terbaru.

Membuka File yang Ada (Open)¶

Opsi “Open” di Office Button berfungsi untuk membuka file dokumen yang sudah tersimpan di komputer Anda atau lokasi lain yang dapat diakses (seperti drive jaringan atau layanan penyimpanan cloud jika terintegrasi). Mengklik ini akan memunculkan dialog “Open” standar yang memungkinkan Anda menavigasi melalui folder dan drive untuk menemukan file yang ingin Anda buka. Ini adalah fungsi dasar yang krusial untuk melanjutkan pekerjaan yang sudah dimulai sebelumnya. Dialog “Open” ini juga seringkali menyediakan pintasan ke folder-folder yang sering diakses atau file-file yang baru saja dibuka.

Menyimpan File (Save)¶

Perintah “Save” adalah salah satu fungsi yang paling sering digunakan. Ini digunakan untuk menyimpan perubahan yang telah Anda buat pada dokumen yang sudah ada. Jika dokumen tersebut belum pernah disimpan sebelumnya, “Save” akan berfungsi seperti “Save As”, meminta Anda untuk menentukan lokasi, nama file, dan format penyimpanan. Namun, jika dokumen sudah memiliki nama dan lokasi, “Save” akan langsung menimpa file lama dengan versi yang baru tanpa bertanya lagi. Ini penting untuk memastikan pekerjaan Anda tidak hilang akibat pemadaman listrik, crash aplikasi, atau kesalahan lainnya.

Menyimpan File dengan Nama/Format Lain (Save As)¶

“Save As” memberikan lebih banyak kontrol saat menyimpan file. Fungsi ini memungkinkan Anda menyimpan dokumen:
1. Dengan nama file yang berbeda.
2. Di lokasi folder yang berbeda.
3. Dalam format file yang berbeda (misalnya, menyimpan dokumen Word sebagai PDF, RTF, teks biasa, atau versi Office yang lebih lama untuk kompatibilitas).
4. Membuat salinan dari dokumen asli tanpa mengubah dokumen asli.

Fitur “Save As” ini sangat fleksibel dan sering digunakan ketika Anda ingin membuat versi baru dari dokumen yang sama, membagikannya dalam format yang spesifik, atau memindahkannya ke lokasi penyimpanan yang berbeda. Sub-menu “Save As” di Office 2007 bahkan menyajikan opsi format populer di depannya (seperti Word Document, Word Template, Word 97-2003 Document, PDF/XPS) untuk akses cepat.

Mencetak Dokumen (Print)¶

Opsi “Print” di Office Button mengelola semua fungsi yang berkaitan dengan pencetakan dokumen Anda. Mengkliknya biasanya akan menampilkan sub-menu dengan tiga pilihan utama:
1. Print: Membuka dialog cetak yang memungkinkan Anda memilih printer, menentukan halaman yang akan dicetak, jumlah salinan, tata letak, dan pengaturan cetak lainnya secara detail.
2. Quick Print: Langsung mengirim dokumen ke printer default tanpa menampilkan dialog cetak, menggunakan pengaturan cetak default. Ini adalah cara tercepat untuk mencetak jika Anda tidak perlu mengubah pengaturan apapun.
3. Print Preview: Menampilkan tampilan dokumen Anda seperti saat akan dicetak, memungkinkan Anda memeriksa tata letak, margin, dan format sebelum benar-benar mencetak. Ini sangat berguna untuk menghindari kesalahan cetak dan menghemat kertas.

Manajemen pencetakan yang terkumpul di satu tempat ini memudahkan pengguna untuk mengontrol output fisik dari dokumen mereka.

Mempersiapkan Dokumen (Prepare)¶

Bagian “Prepare” di menu Office Button berisi alat-alat yang berguna untuk memeriksa dokumen Anda sebelum dibagikan kepada orang lain. Opsi-opsi di dalamnya meliputi:
* Inspect Document: Memeriksa dokumen dari metadata tersembunyi, komentar, revisi, teks tersembunyi, dan informasi pribadi lainnya yang mungkin tidak ingin Anda bagikan.
* Encrypt Document: Menambahkan enkripsi atau sandi pada dokumen untuk melindunginya dari akses yang tidak sah.
* Add a Digital Signature: Menambahkan tanda tangan digital untuk memverifikasi keaslian dan integritas dokumen.
* Mark as Final: Menandai dokumen sebagai final untuk mencegah perubahan lebih lanjut (meskipun ini bisa diabaikan).
* Run Compatibility Checker: Memeriksa apakah dokumen Anda kompatibel dengan versi Microsoft Office yang lebih lama, memastikan bahwa fitur atau format tertentu tidak akan rusak saat dibuka di Office 2003, XP, atau 2000.

Fungsi-fungsi “Prepare” ini sangat penting dalam lingkungan kerja profesional atau ketika berurusan dengan dokumen sensitif, membantu memastikan privasi, keamanan, dan kompatibilitas file Anda.

Mengirim Dokumen (Send)¶

Menu “Send” menyediakan cara cepat untuk berbagi dokumen Anda langsung dari aplikasi Office. Opsi yang umum tersedia di sini antara lain:
* E-mail: Mengirim dokumen sebagai lampiran email menggunakan program email default Anda (seperti Outlook).
* Internet Fax: Mengirim dokumen melalui layanan faks internet (jika dikonfigurasi).

Fitur ini menyederhanakan proses berbagi dokumen, menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan file terlebih dahulu, membuka program email secara terpisah, membuat email baru, dan melampirkan file secara manual.

Menerbitkan Dokumen (Publish)¶

Bagian “Publish” di Office Button berisi opsi untuk menyimpan atau mengunggah dokumen Anda ke lokasi atau format tertentu yang dirancang untuk publikasi atau kolaborasi. Contoh opsi yang mungkin ada di sini meliputi:
* Distribute as Final: Mirip dengan Mark as Final, tetapi seringkali terkait dengan alur kerja di lingkungan perusahaan.
* Package for CD: Mengumpulkan file presentasi (di PowerPoint) dan sumber daya terkait ke dalam folder yang dapat dibakar ke CD.
* Create PDF or XPS Document: Ini adalah cara populer untuk menyimpan dokumen Anda dalam format Portable Document Format (PDF) atau XML Paper Specification (XPS), yang ideal untuk berbagi karena formatnya tetap konsisten di berbagai perangkat dan sistem operasi.

Opsi “Publish” ini ditujukan untuk skenario di mana dokumen perlu didistribusikan secara luas atau dalam format yang aman dan terstandarisasi.

Menutup Dokumen/Aplikasi (Close)¶

Perintah “Close” di Office Button berfungsi untuk menutup dokumen yang sedang aktif tanpa menutup aplikasi Office itu sendiri. Jika ada perubahan yang belum disimpan, Office akan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan tersebut sebelum menutup.

Di bagian paling bawah menu Office Button, biasanya ada tombol terpisah untuk “Exit [Nama Aplikasi]” (misalnya, Exit Word, Exit Excel). Mengklik tombol ini akan menutup seluruh aplikasi Office, termasuk semua jendela dokumen yang terbuka (setelah menanyakan untuk menyimpan perubahan pada masing-masing dokumen jika diperlukan).

Opsi Tambahan: Menyesuaikan Pengalaman Office Anda¶

Di bagian paling bawah menu Office Button, di samping tombol “Exit”, Anda akan menemukan tombol yang sangat penting: “[Nama Aplikasi] Options” (misalnya, Word Options, Excel Options, PowerPoint Options).

Word Options / Excel Options, dll.¶

Mengklik tombol ini akan membuka jendela dialog “Options” yang sangat komprehensif. Di sinilah Anda dapat menyesuaikan hampir setiap aspek dari cara kerja aplikasi Office. Pengaturan ini mencakup:
* Popular: Pengaturan umum seperti Live Preview, Mini Toolbar, nama pengguna.
* Display: Pengaturan tampilan elemen layar dan opsi pencetakan.
* Proofing: Opsi koreksi otomatis, ejaan, dan tata bahasa.
* Save: Pengaturan format penyimpanan default, lokasi file default, AutoRecover information.
* Advanced: Berbagai macam pengaturan lanjutan untuk pengeditan, copy/paste, tampilan, pencetakan, penyimpanan, dan lainnya.
* Customize: Di Office 2007, ini adalah tempat untuk menyesuaikan Quick Access Toolbar (Ribbon sendiri tidak bisa banyak diubah).
* Add-Ins: Mengelola add-ins yang terinstal.
* Trust Center: Pengaturan keamanan dan privasi.
* Resources: Informasi tentang aktivasi dan diagnostik.

Jendela Options ini adalah pusat kendali penuh untuk menyesuaikan Office 2007 sesuai dengan preferensi dan kebutuhan alur kerja Anda. Akses mudah ke Options melalui Office Button menyoroti pentingnya kustomisasi bagi pengguna.

Mengapa Office Button Hadir? Filosofi Desain Ribbon¶

Kehadiran Office Button tidak bisa dilepaskan dari desain Ribbon itu sendiri. Ribbon UI dirancang berdasarkan penelitian Microsoft tentang bagaimana pengguna benar-benar menggunakan aplikasi Office. Mereka menemukan bahwa banyak fitur yang kuat tersembunyi di dalam menu berlapis-lapis dan toolbar yang padat, sehingga sulit ditemukan dan digunakan oleh pengguna rata-rata.

Ribbon bertujuan untuk menghadirkan perintah-perintah yang paling relevan ke permukaan, mengorganisirnya dalam tab dan grup yang kontekstual. Namun, fungsi-fungsi manajemen file (New, Open, Save, Print, dll.) bersifat universal dan tidak bergantung pada konteks apa pun yang sedang Anda kerjakan di dalam dokumen (apakah Anda sedang mengetik teks, menyisipkan gambar, atau memformat tabel). Oleh karena itu, Microsoft memutuskan untuk memisahkan fungsi-fungsi ini dari Ribbon utama dan menempatkannya di satu tombol khusus: Office Button. Ini adalah upaya untuk memberikan tempat yang tetap dan mudah ditemukan untuk tugas-tugas fundamental terkait file.

Transisi ke Era “File” Tab: Evolusi Antarmuka¶

Meskipun Office Button adalah ciri khas Office 2007, Microsoft memutuskan untuk tidak mempertahankannya di versi-versi berikutnya (Office 2010, 2013, 2016, 2019, Office 365/Microsoft 365). Di Office 2010, Office Button digantikan oleh tab “File” yang terletak di posisi yang sama, yaitu sudut kiri atas jendela.

Ketika mengklik tab “File” di Office 2010 ke atas, Anda akan masuk ke tampilan yang dikenal sebagai “Backstage View”. Tampilan ini mengambil alih seluruh jendela aplikasi dan menyajikan semua fungsi yang dulunya ada di Office Button (New, Open, Save, Save As, Print, dll.) serta menambahkan lebih banyak informasi dan opsi terkait file dan akun pengguna (misalnya, informasi dokumen, izin, versi, opsi berbagi, akun Office, dan pengaturan Options yang lebih luas).

Perubahan ini mungkin didorong oleh beberapa alasan:
1. Konsistensi: Menggantinya dengan tab “File” membuat antarmuka lebih konsisten dengan tab-tab lain di Ribbon, meskipun tampilannya berbeda.
2. Ekspansi Fungsi: Backstage View memungkinkan Microsoft untuk menambahkan lebih banyak informasi dan tugas terkait file/akun yang tidak akan muat di panel Office Button Office 2007.
3. Kritik Pengguna: Beberapa pengguna mengkritik Office Button 2007 karena terasa seperti “tersembunyi” di sudut dan berbeda dari tab-tab Ribbon lainnya, serta panelnya yang besar terkadang menutupi sebagian dokumen di belakangnya.

Perbandingan: Office Button vs. File Tab¶

Mari kita bandingkan secara singkat Office Button Office 2007 dengan tab “File” (Backstage View) di versi-versi yang lebih baru:

Fitur	Office Button (Office 2007)	File Tab (Office 2010+)
Lokasi	Pojok kiri atas, tombol bulat/persegi.	Pojok kiri atas, tab berlabel “File”.
Tampilan	Panel besar di sisi kiri jendela, tidak menutupi seluruh dokumen.	Mengambil alih seluruh jendela (Backstage View).
Fungsi Inti	New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, Close.	Sama, dengan penambahan Info, Recent, Account, Feedback.
Options	Tombol terpisah di bagian bawah panel.	Salah satu item menu utama di Backstage View.
Visual	Ikon dan daftar menu.	Tata letak yang lebih grafis, informasi lebih detail.
Konsistensi	Berbeda dengan elemen Ribbon lainnya.	Terlihat seperti tab Ribbon, meskipun perilakunya berbeda.
Informasi	Cukup ringkas, fokus pada perintah.	Menampilkan informasi detail tentang file, penulis, dll.

Kedua pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Office Button 2007 terasa ringkas dan langsung ke intinya (perintah file), sementara File Tab / Backstage View di versi baru memberikan lebih banyak konteks dan informasi, serta menjadi pusat untuk pengaturan akun dan berbagi.

Fakta Menarik Seputar Office Button¶

• Nama Kode: Selama pengembangannya, Office Button dan seluruh Ribbon UI di Office 2007 dikenal dengan nama kode “Fluent”.
• Reaksi Pengguna: Perubahan ke Ribbon UI, termasuk Office Button, awalnya memicu reaksi beragam dari pengguna. Banyak yang merasa kesulitan menemukan kembali fungsi-fungsi yang sudah terbiasa mereka gunakan, meskipun banyak juga yang akhirnya mengapresiasi kemudahan akses ke fitur-fitur yang sebelumnya “tersembunyi”.
• Office Button di Aplikasi Lain: Konsep tombol aplikasi utama di sudut kiri atas juga diadopsi oleh beberapa aplikasi lain di luar Microsoft Office, menunjukkan pengaruh dari desain ini.
• Tidak Hanya File: Meskipun fokus utamanya adalah manajemen file, Office Button juga menjadi gerbang untuk mengakses pengaturan aplikasi yang mendalam (“Options”).

Tips Mengoptimalkan Alur Kerja (Bagi Pengguna Office 2007)¶

Jika Anda masih menggunakan Microsoft Office 2007, Office Button adalah teman terbaik Anda untuk tugas-tugas file. Berikut beberapa tips:

1. Kenali Isinya: Habiskan sedikit waktu untuk menjelajahi setiap sub-menu di Office Button (terutama “Prepare” dan “Publish”) untuk mengetahui semua alat yang tersedia.
2. Gunakan Pintasan Keyboard: Meskipun Office Button ada, pintasan keyboard tradisional seperti Ctrl+N (New), Ctrl+O (Open), Ctrl+S (Save), dan Ctrl+P (Print) masih berfungsi dan seringkali lebih cepat daripada mengklik Office Button.
3. Sesuaikan Quick Access Toolbar: Office Button tidak bisa disesuaikan, tetapi Quick Access Toolbar yang berada tepat di sampingnya bisa. Tambahkan perintah-perintah yang sering Anda gunakan dari Office Button (misalnya, Quick Print atau Save As) ke Quick Access Toolbar agar lebih mudah diakses.
4. Pelajari Bagian “Options”: Jika ada sesuatu di Office 2007 yang mengganggu atau ingin Anda ubah perilakunya, kemungkinan besar pengaturannya ada di jendela “Options” yang diakses melalui Office Button. Jangan ragu untuk menjelajahinya.

Office Button dan Dampaknya pada Pengalaman Pengguna¶

Office Button, sebagai bagian dari Ribbon UI, memiliki dampak signifikan pada pengalaman pengguna Microsoft Office. Ia berusaha untuk menyajikan perintah-perintah file dalam cara yang lebih visual dan terorganisir dibandingkan menu dropdown lama. Meskipun butuh masa adaptasi, banyak pengguna akhirnya merasa bahwa tugas-tugas umum menjadi lebih mudah diakses.

Perubahan dari Office Button ke tab “File” (Backstage View) di versi berikutnya menunjukkan evolusi berkelanjutan dalam pemikiran desain antarmuka pengguna Microsoft, menyeimbangkan antara akses cepat ke perintah dasar dan penyediaan informasi serta opsi yang lebih kaya terkait file dan lingkungan kerja digital. Office Button tetap menjadi simbol dari era transisi yang penting dalam sejarah Microsoft Office.

Kesimpulan Singkat¶

Jadi, apa yang dimaksud dengan Office Button? Office Button adalah tombol khas di sudut kiri atas Microsoft Office 2007 yang berfungsi sebagai gerbang utama untuk semua perintah manajemen file (membuat, membuka, menyimpan, mencetak, dll.) serta akses ke pengaturan aplikasi yang mendalam. Ini adalah elemen kunci dari antarmuka Ribbon di Office 2007, menggantikan menu “File” tradisional sebelum akhirnya digantikan oleh tab “File” (Backstage View) di versi-versi Office yang lebih baru. Office Button mewakili upaya Microsoft untuk menyederhanakan dan memodernisasi antarmuka pengguna Office, mengumpulkan fungsi-fungsi inti yang paling sering digunakan di satu lokasi yang mudah ditemukan.

Yuk, Berbagi Pengalaman!¶

Apakah Anda pernah menggunakan Microsoft Office 2007 dan akrab dengan Office Button? Bagaimana pengalaman Anda saat pertama kali beralih dari menu “File” lama ke Office Button, atau dari Office Button ke tab “File” di versi yang lebih baru? Bagikan kenangan atau pendapat Anda di kolom komentar di bawah!